Qué es el Compliance y que ámbitos incluye

Muchas empresas han estado invirtiendo fuertemente sus esfuerzos en compliance durante años. Sin embargo, rara vez se discute públicamente cómo la empresa garantiza el cumplimiento de las leyes y los estándares éticos. No solo los propios empleados de la empresa están interesados ​​en conocer las medidas de compliance: los clientes, proveedores y el público también quieren saber sobre las medidas adoptadas por las empresas para el cumplimiento de los objetivos. Damos las claves en este artículo sobre qué es el compliance y qué ámbitos incluye.

¿Qué es el compliance?

Traducido literalmente, el término compliance significa el cumplimiento de los requisitos; es decir, conformidad legal y cumplimiento de la ley y el orden por parte de la empresa y sus empleados, así como «integridad, honestidad y ética empresarial».

En algunos casos, puede tener sentido introducir un código de conducta para los empleados o formular pautas de compliance. El desarrollo estructurado de reglas internas y la verificación constante de su cumplimiento también pueden representar una ventaja competitiva. Los clientes públicos, en particular, solo adjudican sus contratos a empresas con prueba de una adecuada gestión del compliance.

Ámbitos de actuación del compliance

El Compliance, a menudo presenta a las empresas grandes desafíos. En primer lugar, se deben identificar todos los campos de acción y riesgos relevantes. Solo entonces se puede determinar si ya existen suficientes estructuras de compliance en la empresa o si es necesario establecerlas, actualizarlas o adaptarlas.

Blanqueo de capitales

Ya en 1990, la Unión Europea aprobó la primera directiva contra el blanqueo de capitales para evitar que el sistema financiero se utilice indebidamente con fines de blanqueo de capitales. La ley aplicable establece que las empresas cubiertas por el régimen deben cumplir con las siguientes obligaciones:

• Realización de análisis de riesgos e implementación de medidas internas de gestión de riesgos.
• Verificación de socios comerciales (Know Your Customer – KYC) como requisito previo para las relaciones comerciales, que incluye no solo la verificación de la empresa, sino también de las personas y beneficiarios reales que actúan en su nombre.
• Obtener información sobre el propósito y la naturaleza de la relación comercial y evaluarla en ausencia de claridad.
• Seguimiento continuo de las relaciones comerciales o transacciones revisadas. Como parte de este monitoreo continuo, los sujetos obligados deben asegurarse de que los documentos, datos e información relevantes se actualicen de manera oportuna y teniendo en cuenta el riesgo involucrado. Estas medidas permiten rastrear los flujos de efectivo y descubrir transacciones o relaciones comerciales inusuales o incluso sospechosas.
• Reportar transacciones sospechosas a las oficinas nacionales de informes responsables.

Códigos éticos y de conducta

Las empresas también deben estar atentas a cuestiones como los códigos de conducta corporativos , la protección del medio ambiente, las leyes laborales y la fijación de precios. Dependiendo de la industria, los empleados también deben recibir capacitación sobre regulaciones específicas, como la corrupción en el sector de la salud.

El Código de Ética y Conducta se dirige a todos los empleados y miembros de una empresa, independientemente de su cargo, nivel jerárquico y campo de actividad. Las normas del código también se aplican a la cooperación con socios externos, a todas las personas que actúan en nombre de la empresa o lo representan.

Acoso laboral

Las empresas deben proporcionar capacitación sobre el cumplimiento del acoso laboral. Hay mucho trabajo por hacer para promover entornos de trabajo seguros, desde el acoso verbal hasta los enfoques sexuales no deseados y la agresión sexual directa. Los empleadores son responsables de mantener un lugar de trabajo seguro y respetuoso haciendo los esfuerzos necesarios para prevenir todas las formas de acoso, discriminación y violencia. Al estar ligada al cumplimiento de la legislación laboral, esta responsabilidad del empleador no es solo ética, sino también legal.

Conflictos de intereses

Un conflicto general de intereses surge cuando diferentes intereses compiten o entran en conflicto entre sí. Por ejemplo, cuando el juicio de una persona en una situación está empañado por otras obligaciones y, como resultado, no está actuando en el mejor interés de su empleador. Es importante que el conflicto de intereses surja tan pronto como exista el riesgo de ser influenciado, y no solo cuando la influencia realmente se produzca.

En el ámbito de la empresa, los conflictos de intereses pueden aparecer cuando se trabaja con empresas competidoras ya que existe un mayor riesgo de que se transmita información confidencial. El compliance aborda estas cuestiones para evitar la violación de secretos empresariales o comerciales, fomentar prácticas anticompetitivas o incluso constituir abuso de información privilegiada.

¿Qué problemas trae el compliance en la práctica?

En la práctica, el compliance a menudo enfrenta problemas tales como:

• Aceptación de los empleados: el compliance debe ser parte de la práctica diaria en todos los niveles jerárquicos, de lo contrario, los empleados no aceptarán un nuevo comportamiento, en el sentido de cumplimiento.
• Cambio: «Siempre lo hemos hecho así»: El compliance también tiene algo que ver con la gestión del cambio.
• Reconocimiento de la relevancia: una infracción de compliance puede poner en peligro la vida, especialmente para las medianas empresas. Una multa millonaria puede ser fatal para una pyme.
• Conciencia: La principal dificultad es mantener la conciencia de cumplimiento en la organización. Por lo tanto, la capacitación en compliance debe ser práctica y emocionante.