Elementos de Control administrativo de un almacén

Un Almacén es un “ente vivo” en el que continuamente, entran, salen y se desplazan por él toda una gran variedad de mercancías de distintos tipos, marcas y tamaños. Por lo cual es de vital importancia para la gestión de un almacén que se impongan una serie de medidas de control, para que exista una óptima gestión.

¿Cuáles son los procesos de control administrativo de un Almacén?

Un Almacén necesita de un registro que viene dado por el Control Administrativo de toda la documentación que se genera en el proceso,  el etiquetado y codificación de las mercancías.

Los documentos que se necesitan para tener el Control Administrativo de un Almacén son:

  • Pedido de compra

El pedido es lo primero que gestiona la empresa cuando necesita reponer cualquier tipo de material. Mediante el cual se compromete a comprar al proveedor una determinada cantidad de una serie de artículos.

La estructura habitual de un pedido debe de constar con la información tanto del vendedor como del comprador, apareciendo los datos del comprador, tanto los datos fiscales de este, como los datos de contacto por si surgiera cualquier incidencia. Además, número de pedido o número de orden, fecha del pedido, número de contrato, datos del vendedor (deberán de aparecer, los fiscales de este), artículos solicitados y comentarios

  • Hoja de solicitud

Es similar en cuanto al concepto de pedido, con la salvedad de que se realiza entre departamentos de la misma empresa.

  • Albarán o nota de entrega

Es un documento que certifica que tipo de mercancía es la que se entrega y para que sirve, posteriormente se adjunte a la factura de cobro de esa manera se atestigua que esa mercancía se entregó.

El albarán consta de dos copias, una de las cuales en el momento de la recepción del pedido queda en posesión del comprador y la otra firmada a la recepción queda en poder del vendedor.

  • Recepción de las mercancías

Una vez que se recibe la mercancía al Almacén se comprueba primero que concuerda con el albarán de entrega y posteriormente que coincide con el pedido recibido, el cual se puede haber recepcionado de manera completa. Con este proceso dará por cerrado el pedido pero puede existir la posibilidad de que se haya recibido parcialmente el pedido, por lo que se le dará entrada al material recibido pero no se cerrará el pedido.

Al comprobar el pedido recibido, si estamos conformes con que lo pedido y lo recibido coinciden en los albaranes se dice que el pedido es “conforme”. Pero si por el contrario, no estamos de acuerdo, ya sea porque las cantidades sean erróneas, los artículos no se ajusten a lo que se pidió o porque el estado del pedido es defectuoso, se dice que el pedido es “no conforme”. Si se produjera está situación, a la hora de rellenar la hoja de recepción se hará constar, todo ello, para que los departamentos correspondientes reclamen dicho material y no procedan al pago hasta que se solucione la incidencia.

 En definitiva, siempre tiene que existir un control exhaustivo de todo lo que entra y salé de un Almacén. Este es otro punto importante a tener en cuenta dentro del entramado de la Logística.