Cómo organizar documentos en el lugar de trabajo: consejos útiles

Trabajar en una oficina a menudo conlleva una gran cantidad de documentos que deben organizarse y almacenarse en el orden correcto. No mantener el papeleo en orden puede provocar retrasos innecesarios y un trabajo ineficaz.

Los principales problemas que surgen al trabajar con una gran cantidad de documentos están relacionados con la falta de un sistema de clasificación y registro de documentos. Como regla general, muchos empleados no prestan la debida atención a la organización de sus espacios de trabajo y tampoco crean regulaciones y registros para trabajar con documentos.

En este artículo te contamos cómo ir ordenando poco a poco los documentos para organizarlos y sistematizarlos mediante sencillas recomendaciones y técnicas de gestión de oficina. Aquí encontrarás consejos útiles que te ayudarán a mejorar la gestión de sus documentos y completar las tareas de forma más eficiente.

 Poner las cosas en orden

• El primer paso para organizar documentos es ordenar todos los papeles y documentos que se han acumulado. Reserva tiempo para esta tarea para que puedas comprometerte plenamente con el proceso.
• Crear regulaciones y reglas para los empleados con respecto al trabajo con documentos. Por ejemplo, establecer que todos los documentos deben estar relacionados con el registro o contenidos y deben colocarse en carpetas específicas.
• Coloca etiquetas claras y comprensibles en cada carpeta para que los documentos sean más fáciles de encontrar y organizar.
• Mantén el orden en tus documentos de forma gradual, ordenando periódicamente documentos nuevos y eliminando los innecesarios.

Ser más específico una vez tenemos todo ordenado

Ahora que tienes cierto orden y reglas para trabajar con documentos, es hora de comenzar a ser más específico y sistematizarlas:

1. Crea categorías de documentos para agruparlos por significado y funcionalidad. Puedes incorporar el uso de cartulinas de colores para separar diferentes categorías de documentos. Por ejemplo, asigna un color específico para documentos financieros, otro para recursos humanos y así sucesivamente. Esto facilitará la identificación rápida y eficiente de los documentos. Puedes adquirir cartulinas de colores online en la página web de ofilan.
2. Divide cada categoría en subcategorías para facilitar la búsqueda. Por ejemplo, crea subcategorías “Pago de facturas”, “Acuerdos con clientes”, “Actas de reuniones”, etc.
3. Coloca cada documento en la categoría y subcategoría adecuada. Considera la posibilidad de crear un registro para facilitar el seguimiento de los documentos.
4. Utiliza firmas, marcas e índices para que sea más fácil encontrar los documentos que necesita.

Mantener el orden

La mayor parte del trabajo de organización de sus documentos ya está hecho, pero para mantener el orden es necesario seguir ciertos principios:

• Actualizar periódicamente el registro de documentos y comprobar que esté actualizado.
• No olvides archivar los documentos obsoletos y dejar espacio para los nuevos.
• Explica a tus empleados cómo trabajar correctamente con los documentos de acuerdo con la normativa establecida.
• Si necesitas ayuda, no dude en ponerse en contacto con un secretario o un especialista en documentos.

Recuerda que mantener sus documentos organizados es una tarea importante para aumentar la eficiencia y productividad en su oficina u oficina en casa.

¿Quién debería ordenar los documentos acumulados?

La acumulación de documentos en la oficina puede deberse a varios motivos: desde falta de tiempo hasta una mala organización del trabajo de oficina. En tal situación, es importante determinar quién debe analizar el contenido de los documentos y ordenarlos.

En la primera etapa del análisis del documento, el ejecutor principal puede ser un empleado o un empleado administrativo de la oficina. Debe hacer un inventario de todos los documentos y crear un registro para comprender qué documentos organizar y en qué secuencia.

Para organizar mejor tus documentos, puede seguir los siguientes pasos:

1. Elaboración de un registro de documentos. Debes crear una lista de todos los documentos, ordenados por tipo (por ejemplo, cartas, informes, contratos) y por fecha de recepción.
2. Determinar las necesidades básicas de los empleados de oficina. ¿Qué documentos se solicitan con más frecuencia y cómo se puede reducir el tiempo de búsqueda?. Teniendo en cuenta esta información, puedes determinar las categorías principales de documentos y crear carpetas separadas para ellos.
3. Organización gradual de los documentos. A medida que se clasifican los documentos, se pueden colocar en carpetas adecuadas y archivar en expedientes o archivos.
4. Poner las cosas en orden con la ayuda de las regulaciones. La correcta organización de los documentos en la oficina puede estar respaldada por normativas que definan las reglas y procedimientos para trabajar con la documentación.

¿Quién debería revisar los documentos acumulados? Idealmente, todos los empleados de la oficina deberían asumir esta tarea. Pero si esto no es posible, entonces el secretario puede ser responsable de este proceso. Lo principal es no dejar para más tarde el análisis de los documentos e ir ordenándolos poco a poco para que no se pierdan entre otros papeles.